6 sposobów na zwiększenie efektywności pracy
Nie ma człowieka, który nigdy nie zawaliłby terminu. Robił zawsze wszystko na czas i idealnie wykorzystywał każdą godzinę w ciągu dnia. Jednak istnieje w społeczeństwie dość duży procent ludzi, którzy są bardziej wydajni od innych. Niezależnie od wykonywanej pracy i zajmowanego stanowiska potrafią wykonać więcej czynności niż inni w tym samym czasie. Nie są cyborgami, po prostu nauczyli się wykorzystywać lepiej czas. Ich praca jest bardziej wydajna czyniąc ich bardziej efektywnymi.
1. Zacznij planować
Najlepiej już dzisiejszego dnia przygotuj sobie listę zadań do wykonania na jutro, pojutrze oraz na kilka najbliższych dni. Twój mózg lubi porządek oraz jasne, proste cele do realizacji. Bez listy gwarantuję, że zapomniałbyś o części z zaplanowanych zadań. Tymczasem przygotowując takie zestawienie utrwalasz w umyśle zestaw czynności. To znacznie ułatwi i przyspieszy proces Twojej pracy.
2. Wyznaczaj priorytety
Na pewno rozumiesz, że nie zdołasz wykonać wszystkiego, co sobie zaplanowałeś. Zawsze pojawiają się nieprzewidziane przeszkody albo lista zada na dany dzień jest zbyt obszerna. Jeżeli odpowiednio ustawiłeś priorytety to najważniejsze zadania wykonasz w pierwszej kolejności. Te mniej istotne mogą zwykle trochę zaczekać. Ponieważ nie przybliżają Cię w istotny sposób do realizacji wyznaczonego celu lub nie są bardzo pilne.
3. Określaj niezbędny czas
Każda czynność w zależności od stopnie złożoności wymaga określonej ilości czasu na prawidłowe wykonanie. Musisz nauczyć się określać prawidłowo przybliżoną ilość czasu niezbędną do realizacji celu. Początkowo to będzie bardzo trudne. Jednak z czasem zyskasz wprawę i planowanie będzie prostsze. Poznasz swoje możliwości i ograniczenia organizmu.
4. Popraw koncentrację
Skoncentrowanie się na danej czynności może bardzo wyraźnie skrócić czas niezbędny na jej wykonanie. Ważne abyś usunął z otoczenia wszystkie przedmioty, które rozpraszają Twoją uwagę. Wyłącz przeglądarkę, telefon i komunikator internetowy. Jeżeli zadanie jest ważne to nic nie istotnego nie powinno Cię rozpraszać.
5. Bierz poprawkę na sytuacje awaryjne
Nie licz na to, że wszystko, co robisz pójdzie gładko i tak jak to sobie zaplanowałeś. Zawsze wynikają jakieś nieprzewidziane sytuacje, które utrudnią albo czasowo uniemożliwiają pracę. Musisz wziąć na to poprawkę i przygotować sobie zapas czasu na takie niespodziewane okoliczności. Tylko w ten sposób masz szansę zmieścić się w terminie bez zarywania nocy. Po prostu przyzwyczai się do tego, aby dawać sobie 20-30% więcej czasu na daną czynność. Przykładowo zaczynając ją wykonywać wcześniej. Jeżeli wykonasz zadanie przed terminem możesz w zależności od samopoczucia zrobić chwilę odpoczynku lub zacząć kolejną czynność.
6. Pogódź się z ograniczeniami czasowymi
Doba ma 24 godziny, zaś ty musisz przeznaczyć część tego czasu na odpoczynek, sen, posiłki i załatwienie ważnych spraw. Część tego czasu poświęcisz bliskim i znajomym. Widzisz, więc że czas nie jest z gumy i nie da się go rozciągnąć. Musisz pogodzić się z tym, że nie wykonasz wszystkich zaplanowanych zadań. Ważne abyś wykonał te najważniejsze, które przybliżają Cię do realizacji celu. Pogodzenie się z tym, że nie jesteś jednostką doskonałą odciąży Cię psychicznie i pozwoli spojrzeć z odrobiną dystansu na wiele spraw.
Praca w branży modowej nauczyła mnie szybkości działania i planowania zadań. Staram się już wieczorem rozpisać harmonogram na kolejny dzień. Tak, aby od razu rano usiąść do wykonywania zadań.
Bardzo fajny wpis, który wielu z nas powinno przeczytać, a tego nie zrobi bo nie zorganizuje sobie na to czasu 🙂 Organizacja każdego dnia to podstawa i jeśli zaplanujemy sobie dany dzień oraz nie wydarzą się jakieś wyjątkowe sytuacje awaryjne to wszystko powinno się udać (oczywiście nie mamy wpływu na zdarzenia losowe). Istnieje też wiele narzędzi, które pomogą nam optymalizować codzienne obowiązki 🙂
Mi się wydaje, że też warto jest wyznaczać najpierw ważne cele do zrobienia, potem mniej ważne w drugiej kolejności. Najgorsze co jest to pod ręką rozpraszacze, telefon czy portale sociale itp gdzie się zagląda co jakiś czas czy coś tam jest ciekawego nowego.
Takich porad było mi trzeba! Nie ukrywam, że ostatnio moja efektywność pracy spadła.
Być może po zastosowaniu ich wszystko wróci do normy, albo jeszcze lepiej – norma się zwiększy!
Wielu ludzi uważa że zdąży zrobić wszystko. Tymczasem najmniej istotne zadania trzeba czasami odpuścić i skoncentrować się na priorytetach.
Popieram koncentrację na realizacji najważniejszych zadań.
U mnie to chyba najtrudniej jest pogodzić się z ograniczeniami czasowymi. Chciałbym mieć coś zrobionego już, teraz, a sam wiem, że trzeba poczekać, czasami dłużej, niż jeden dzień.
Może czas ustalić priorytety.
U mnie sprawdza się również „reguła 5 minut”. Jeżeli coś można zrobić w tak krótkim czasie to wykonuje to od razu, bez szukania wymówek i czekania aż mózg podsunie mi coś innego albo rozpraszającego.
Podoba mi się ta metoda.
Bardzo fajne porady. Dodała bym podział zadań na tzw. bloki czasowe. Czyli 60 do 90 minut, przez które jesteśmy w stanie utrzymać wysoką koncentrację, następnie przerwa regeneracyjna.
Dzięki za poradę, upływający czas potrafi motywować.
Czytałem kiedyś o nagradzaniu się za realizację określonych, większych zadań. Zacząłem to stosować i działa. Po kilku dniach intensywnej pracy w nagrodę kupuję sobie jakiś drobny gadżet, którego kupno zaplanowałem wcześniej i dążyłem do tego celu.
To może być dobra motywacja o ile nie przesadzamy ilością takich gadżetów. 😉