Wszystko, co musisz wiedzieć o KRS prowadząc firmę

Mimo tego, że Krajowy Rejestr Sądowy nie zawiera tylko i wyłącznie danych o firmach, to nie ulega dyskusji, że właśnie im ustawodawca poświęcił najwięcej uwagi. Jakie informacje z KRS-u są szczególnie przydatne dla przedsiębiorców?

Kiedy powstał Krajowy Rejestr Sądowy i jak działa?

Ustawa o KRS weszła w życie w lipcu 1997 roku. Zgodnie z założeniem ustawodawcy, miał on zastąpić kilka oddzielnych baz danych, które funkcjonowały do tej pory, w tym rejestr handlowy oraz rejestr fundacji. Oficjalne uruchomienie Krajowego Rejestru Sądowego nastąpiło 1 stycznia 2001 roku.

W swoich początkach odpisy z nowo-powstałej bazy można było uzyskać tylko w wybranych sądach, które były wybrane przez Ministerstwo Sprawiedliwości. W 2012 roku rejestr został udostępniony w sieci. Od tej pory każdy obywatel mógł pobrać elektroniczną wersję odpisu czy zaświadczenia. W 2013 roku wprowadzono szeroką integrację KRS z KRK (Krajowym Rejestrem Karnym), zachowując jednak rozdzielność między tymi dwoma bazami danych.

Najnowsza nowelizacja do ustawy o KRS została wprowadzona w życie w grudniu 2020 roku. Zgodnie z artykułem 55 Ustawy, wprowadzono nowy, trzeci rejestr, który zawiera dane o dłużnikach niewypłacalnych. Ma to na celu ochronę przedsiębiorców, którzy obawiają się tego, że kontrahent nie będzie w stanie im zapłacić za wykonaną usługę.

Dziś dostęp do KRS w dużej mierze odbywa się przez internet, bez konieczności wizyty w sądzie rejonowym. Osoby, które chcą szybko zapoznać się ze zgromadzonymi tam informacjami mogą skorzystać na przykład z – ALEO.com, w tej bazie firm znajdziemy również wyszukiwarkę KRS, dostępną pod adresem: https://aleo.com/pl/funkcje/baza-firm/wyszukiwarka-krs.

Jak można zgłosić wniosek o wpis do rejestru?

Jeśli zdecydujemy się na tradycyjny sposób, to musimy wypełnić wniosek o wpis do krajowego rejestru REGON. Kolejnym krokiem jest zarejestrowanie się jako płatnik składek. Na końcu trzeba jeszcze uzupełnić formularz identyfikacyjny, który jest zgodny z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników z 1995 roku z późniejszymi zmianami.

Dla przedsiębiorców, którzy cenią swój czas, o wiele prostszym sposobem jest rejestracja on-line. Wnioskodawca jest wtedy zobowiązany tylko do samodzielnego wypełnienia wniosku i wysłania go do odpowiedniego urzędu drogą elektroniczną.

Czyje dane można znaleźć w bazie KRS?

Krajowy Rejestr Sądowy to scentralizowana baza, w której znajdziemy informacje o przedsiębiorcach, stowarzyszeniach rejestrowych, organizacjach społecznych, zawodowych, fundacjach, publicznych zakładach opieki zdrowotnej oraz – od grudnia 2020 roku – o dłużnikach niewypłacalnych.

Każda z tych grup ma swoje działy tematyczne, które poruszają kluczowe obszary, jakich dotyczy model działalności. Inne informacje uzyskamy, gdy przeglądamy odpisy fundacji a inne w sytuacji, kiedy interesują nas działalności gospodarcze. Właśnie im ustawodawca poświęcił aż sześć obszernych działów.

Można znaleźć tam dane teleadresowe, informacje o wspólnikach oraz informacje o firmach, które połączyły się w nowy podmiot gospodarczy lub – wręcz przeciwnie – podzieliły się na nowe działalności o własnych osobowościach prawnych.

W bazie KRS znajdują się dane o numerze NIP, co w niektórych sytuacjach otwiera dostęp do corocznych danych finansowych przedsiębiorstwa. Znajdziemy też informacje o prokurencie oraz zarządzie komisarycznym czy ewentualnym postępowaniu upadłościowym, jeśli zostało ono wszczęte.

Ważne dane, które mogą być szczególnie przydatne dla innych firm oraz osób zainteresowanych współpracą z danym podmiotem, dotyczą informacji o zaległościach podatkowych i celnych, oraz o długach wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Znajdziemy tam też raporty o niespłaconych wierzytelnościach.

Akty rejestrowe i prawne

Dużym atutem bazy Krajowego Rejestru Sądowego, którą zarządza Ministerstwo Sprawiedliwości, są odrębne akta rejestrowe, które gromadzone są w tradycyjnej postaci papierowej. Są one tak ważne, ponieważ znajdują się tam dokumenty potwierdzające wpisy do rejestru oraz wzory podpisów osób, które są upoważnione do reprezentowania podmiotu na zewnątrz.

Poza kilkoma wyjątkami określonymi w ustawie każdy zainteresowany może przeglądać akta w siedzibie właściwego sądu. Te znajdują się w każdym województwie. Na dziś dzień jest ich 21, co wynika z tego, że w regionach gęsto zaludnionych – na przykład na Śląsku – ustawodawca zdecydował o stworzeniu kilku takich oddziałów.
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, wszyscy przedsiębiorcy podlegają wpisowi do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców. Jako państwo będące częścią Unii Europejskiej, Rzeczpospolita jest stroną w umowie o Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Odpowiednie akty prawne, jakie ratyfikował parlament, regulują też zasady świadczenia usług wybranym przedsiębiorstwom zagranicznym, które mogą sprawdzić część danych o naszych rodzimych przedsiębiorstwach, korzystając w tym celu na przykład z bazy VIES.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, wpis w KRS nie może być usunięty (chyba, że ustawa stanowi inaczej), jednak może on zostać poprawiony, co potwierdził w orzeczeniu z 2019 roku Sąd Najwyższy.